イベント会社の社員が教える、会場選びに失敗しないための5つのポイント

Shutterstockより

文：FINDERS編集部

カンファレンスや展示会といったイベントの運営業務のひとつに、イベント会場の手配がある。イベントが行われる場所となる会場が決まらないと、そもそもイベントが始まらないため重要な業務のひとつだ。

そんな会場探しを任されたものの、どう探せばいいかわからない、手配の仕方がわからない、何を確認すれば良いのか分からないという人も少なくないだろう。

そこで本記事は、イベント会場を探す際に必要な基本情報、探し方などを具体的に紹介する。また、FINDERSの運営会社（の親会社）であり、イベントの企画・運営を行うシー・エヌ・エス社の社員の実際に起きた失敗事例をもとに、気をつけたいポイントも併せて紹介する。

イベント会場を探す前に押さえておきたい３つのポイント

まずイベント会場を探す前に押さえておきたいポイントは以下の3つだ。

①イベントの目的、用途の理解
まず最初にイベントの趣旨、クライアントの意向などを正確に把握し、理解することが大切だ。イベント会場によって機材や可能なイベント内容、雰囲気など異なり、借りたあと「イメージと違った」「やりたかったことができなかった」など後から発覚することになりかねない。クライアントの意向を丁寧にヒアリングするところから会場探しは始まっていると言えるだろう。

②想定するイベント形式に対応したレイアウトが可能か
イベントには展示会や会議、交流会、社内イベント、会食を伴う交流会などさまざまな種類があり、それぞれに応じた適切な形式や会場のレイアウトにする必要がある。

主なレイアウト形式は以下の通り。

立食形式：
座席を設けない立食形式は、企業のパーティや懇親会、レセプションで使用されることが多く、参加者同士のコミュニケーションが取りやすい。

シアター形式：
椅子のみを配置した形式で、トークイベントや講演会などで採用されやすい。テーブルを配置しない分、収容人数も多くでき、途中から参加者が増えるといった急な要望にも対応することができる。

スクール形式：
テーブルと椅子を配置した形式。メモやPCで作業することに適しているため、会議や製品発表会などのイベントで重宝される。ただし収容人数が限られてしまうため、事前の参加人数把握が重要となる。

③イベントを実施する上で、必要な条件
収容人数、アクセス、立地、会場の雰囲気、機材などイベントを実施するうえで外せない条件がそれぞれあるため、条件の優先度や必須な点は事前に確認する必要がある。

【会場選定で重要なのは「直接確認」と「仮予約」

Shutterstockより

イベントの趣旨を確認し、レイアウト想定や必要な条件が明確になって初めて、具体的な会場探しがスタートする。会場の主な探し方は、イベント会場情報サイトから選ぶか、施設に直接連絡して選ぶという2つの方法がある。

イベント会場情報サイトは「会議ベストサーチ」「会場ナビ」「イベント21」などがある。エリア、利用目的、希望するイベント形式などでの絞り込みもできるため、会場探しに慣れていない場合に便利。ただ情報サイトや「イベント会場おすすめ◯選」といったまとめ記事の各種条件や機材情報などは最新でない場合もあるため、必ず施設にも問い合わせていただきたい。なお問い合わせの際は情報サイトなどを通さず直接連絡がベターだ。

条件に合った会場がいくつか絞り込めてきたら、会場の図面などを資料にまとめクライアントと相談し会場を選定していく。なお会場はいつ埋まってしまうかわからないので、「提案時点での仮予約」を忘れずに行うこと。

複数ある候補から2〜3会場まで絞り込めれば、実際にどのような会場か下見を行い、最終的な場所の予約をするまでが一連の流れになる。

【会場を探す際に気をつけたい２つのポイント

会場探しをするうえで「気をつけたいポイント」は2つ。

①条件や会場の情報は、最新のものか？本当にそうか？
施設の公式サイトや会場情報サイトの情報は更新されていない場合があり、会場で出来ることや雰囲気が変わっている可能性があるため、細かいことでも必ず施設に問い合わせをすべきだ。会場の図面や対応可能な形式、収容人数、貸出備品や設備、ケータリングの対応可否などの最新情報と予約が可能か、仮予約の有効期間など確認しておこう。

その際、情報の履歴を残しておくためメールでのやり取りをすると、後から確認したい際に振り返ることができるので便利だ。

②仮予約はいつまで有効か？
仮予約ができる期間は会場ごとに異なる。仮予約の期間内に会場探しを完結させられるかどうかは特に注意したいポイントだ。

最新情報を憶え会場候補の幅を広げたい人は、FINDERSで日々発信しているイベント情報を参考にしていただきたい。ほかのイベントで使用されている会場を日々チェックすれば、会場選びの際に候補会場の引き出しは自ずと増えていくだろう。