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英語初心者こそ発揮できる!わかりやすい社内チャットやメール【連載】ハーディソンの「口癖」にしたい英会話(17)
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  • 2020.10.27
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英語初心者こそ発揮できる!わかりやすい社内チャットやメール【連載】ハーディソンの「口癖」にしたい英会話(17)

こんにちは、ローズ。

釜山でサービスを開始する際には、もっとカスタマーサポートの質に集中して、初めて利用するお客様に手厚いケアをすることが大事だと思います。

ほかの国のマネージャーに聞いたところ、新しい都市でサービス開始をする時には本当に本当に本当に初めてのお客様に手厚い対応をすることが大切で、カスタマーサポートチームで絶対にしなければならず、会話の質を高く保つことに時間を割くべきだと聞いています。私達がソウルでサービス開始をしたときには、初めてのお客様それぞれにメッセージを送り、お声を聞いて、できるだけのことをカスタマーサポートチームからしてあげて、リピートしてくれるように努めました。

ほかの国では、供給と在庫管理の問題は在庫管理チームの仕事です。

もし韓国で供給と在庫管理のデータチェックをカスタマーサポートチームがすることになり、それがほかの都市に展開する度に続くということになれば、もっと多くの採用をしなければならず、それが明確でなければなりません。

もちろん供給と在庫のチェックは顧客満足度に大きな影響があるとは理解しているので、在庫管理チームを助けるためにも今のところはプサンでのサービス開始でカスタマーサポートチームが供給と在庫をモニターするという業務外の仕事をしても大丈夫です。けれど、将来的には改善する必要があります。

これがズバリ、中級者が陥るプレッシャー沼です。まず文章が長すぎます。私ならまず読みません。仕事のチャット/メールを送る時には、最大限簡潔に文章をまとめることが大切です。

ではどうするのがベストなのでしょうか? 私なら次のように書きます。

Hi Rose, 

We have some issues between the supply team and the customer support team. To make things better, I have some action points written below. What do you say?

Current situation:

•We monitor and check supplies and inventory as much as possible in the customer support team.

•It is time-consuming and unscalable for the customer support team to handle the supply team's tasks.

Issues:

•The supply team is asking the customer support team to monitor supplies and inventory.

•Checking supplies and inventory is not the customer support team's job. It is the supply team's responsibility. 

•The customer support team needs to spend more time on their own job. 

Solutions:

•Split tasks. (E.g., the supply team will do supply monitoring, and the customer support team will do inventory check)

•Make it clear for the supply team that it is their job to check supplies and inventory.

•Hire monitor agents. (This is the best solution IMO)

お気づきになったかもしれませんが、そうなんです。中学校の教科書レベルの文法で書く方が圧倒的に読みやすくなるのです!

特に、多国籍企業などの英語が第2言語である人たちが多く働いているような企業では、極力初心者が使うような言葉にすることで、誰にでもわかりやすい文章になるのです。

「自分はまだまだ初心者だし……」などと恐れる必要はありません!

ぜひその強みを活かして、誰にでもわかりやすいチャット/メールを書いてみてください。


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